(Virtueel) secretariaat

Uw (virtuele) secretaresse, tijdelijk of bij extra drukte

Heeft u tijdelijk geen secretaresse of is uw secretariaat weleens onderbezet? Dan is onze (virtuele) secretariaatsservice voor u een uitkomst. Wij leveren support aan uw secretariaat in tijden van grote drukte door bijvoorbeeld ziekte, zwangerschapsverlof of vanwege een groot project. Maar ook kunnen wij uw secretariaat geheel of deels overnemen. Zodat u uw handen weer vrij heeft en uw klanten de service van een soepel secretariaat ervaren. Kiest u voor de secretariaatsservice van Vi.a.Vi , dan kunt u rekenen op een (virtuele) secretaresse terwijl u uitsluitend betaalt voor de tijd die er daadwerkelijk voor u is gewerkt.

Van uw agenda tot uw telefoon en meer…

Wij ondersteunen uw secretariaat, structureel of tijdelijk, al dan niet virtueel. Bij ons vindt u altijd hoogwaardige kwaliteit zodat u er geen omkijken meer naar heeft. Wilt u uw secretariaat uitbesteden of laten ondersteunen? Dan kunt u bij ons  terecht voor agendabeheer, telefoonservice,  tekstcorrectie en notuleren. Ook kunnen wij uw adressenbestand of website beheren.

De praktijk

De uitvoering van de werkzaamheden gebeurt in onderling overleg op de tijd en plaats die u wenst. Op onze virtuele ondersteuning kan op elk moment van de dag een beroep worden gedaan, zelfs ’s avonds of in het weekend.  Wij ondersteunen u waar en wanneer u het nodig heeft, of dat nu voor een kwartier is, een dag of een week. En u betaalt slechts de werkelijk bestede tijd.

Secretariaat én notuleren voor klachten- en geschillencommissies

Klachten- en geschillencommissies combineren vaak onze service in secretariaatsvoering met het notuleren. Als onafhankelijk secretariaat nemen wij de secretariële werkzaamheden geheel over én notuleren de hoorzittingen. 

Agendabeheer

Een agenda die uw drukke leven in soepele banen leidt, kan met goed agendabeheer. Maar het beheren van een agenda is een taak op zich. U kunt dit uitbesteden aan Vi.a.Vi en wij zorgen ervoor dat alle vergaderingen, belafspraken en bezoeken voor u worden belegd en ingepland. Met ons heeft u geen secretaresse (meer) nodig. Wij kunnen uitsluitend uw zakelijke afspraken managen maar ook uw privéafspraken regelen. En wilt u zich ook niet bemoeien met de correspondentie en ander werk dat uit deze afspraken volgt? Dan pakken wij dat ook voor u op. Voor een optimaal agendabeheer raden wij ook onze telefoonservice aan. 

Telefoonservice

Op werkdagen bereikbaar voor uw klanten zonder dat het u tijd kost! Met onze telefoonservice bent u perfect bereikbaar waar u ook bent. Wij nemen voor u de telefoon aan alsof we uw eigen secretaresse of telefoniste zijn. Met uw bedrijfsnaam beleggen we telefonische vergaderingen of nemen de boodschap voor u aan. 

Of u nu tijdelijk of structureel deze telefoonservice wenst, wij helpen u daarmee als u dat nodig heeft. Ideaal als het even druk is, er te weinig mensen zijn of u gewoon niet onnodig gestoord wilt worden. De telefoon wordt standaard tussen 9.00 en 17.00 uur voor u beantwoord. Berichten worden volgens uw instructies aan u doorgegeven. Deze telefoonservice kunnen wij u tegen aantrekkelijke tarieven aanbieden. 

Tekstcorrectie

De spellingscheck van uw pc ziet niet alle grammaticale fouten of tikfouten. En dat is heel vervelend als u net een belangrijke brief heeft verstuurd naar uw klanten, een offerte heeft opgeleverd of uw website heeft gelanceerd. Met een perfecte beheersing van de Nederlandse taal controleren en corrigeren wij uw teksten, snel en accuraat, zodat dat alle d’s en t’s kloppen en er geen andere storende fouten in de tekst staan.  Door onze jarenlange ervaring in redactiewerk zijn uw teksten bij ons in vertrouwde handen. Wilt u deze service eens uitproberen? Stuur ons dan een A4 met tekst. Ter introductie krijgt u uw tekst kosteloos gecorrigeerd retour.

Websitebeheer

Een website vergt continu onderhoud. Niet alleen technisch onderhoud maar juist ook in de content. Het content beheer van de website nemen wij u uit handen. Op uw verzoek plaatsen wij artikelen of brengen wijzigingen aan. En alle teksten die u aanlevert, controleren en redigeren wij voordat ze geplaatst worden. 

Zo beheren en onderhouden wij voor meerdere bedrijven de websites via verschillende contentmanagementsystemen. Een tijdbesparende service!

Adressenbeheer

Een volledig, up-to-date en correct adressenbestand dat bruikbaar is voor uw doel. Dat krijgt u als u uw adressenbestanden door ons laat invoeren en beheren. Of u het nu digitaal of op papier aanlevert, wij verwerken het op consequente wijze in een bestand dat geschikt is voor uw doeleinden. En is het bestand niet compleet? Dan kunnen wij voor u de ontbrekende gegevens achterhalen of aankopen. 

Met het adressenbeheer van Vi.a.Vi ontvangt u snel en tegen een interessant tarief een bestand waarmee u verder kunt. Digitaal, op etiketten, als gepersonaliseerde brieven of in een andere vorm die u wenst. 

Aantrekkelijke tarieven en ondersteuning op maat!

Voor secretariële ondersteuning kunt u een of meerdere van onze diensten bij ons afnemen. Wij bieden aantrekkelijke tarieven en kunnen altijd een offerte op maat voor u maken. Wilt u meer weten of heeft u specifieke vragen? Neem dan contact met ons op.